La comunicación es uno de los factores más importantes en todos los ámbitos en los que nos desenvolvemos y ésta debe ser eficaz para lograr comunicar bien lo que queremos transmitir. En PlanOk nos preocupamos de establecer y mantener los adecuados mecanismos de comunicación con todas aquellas personas que puedan afectar o verse afectado por un proyecto, los stakeholders.
Hemos visto que existen cuatro puntos fundamentales para lograr una buena comunicación dentro del desarrollo de un proyecto: la comprensión de lo que se desarrollará, la cohesión del equipo, el intercambio de ideas y la confrontación del problema.
Es de vital importancia que el emisor -en este caso, el Project Manager- pueda aportar información útil a cada integrante de la célula de trabajo y que logre la recepción de la información de todos en el equipo, para que afronten adecuadamente el desafío que tienen por delante. Es muy importante que el emisor valide que el mensaje fue eficazmente entregado y comprendido.
¿Qué herramientas utilizamos en PlanOK para comunicarnos?
En PlanOk contamos con distintas herramientas para lograr una buena comunicación y avanzar en los proyectos. Usamos programas como Confluence, Jira, Mattermost, Google Suite y videollamadas a nivel regional, desde nuestras oficinas en Bogotá, Lima y Santiago. La distancia no nos afecta en la comunicación.
Confluence nos permite documentar la información relacionada a los proyectos. Los colaboradores pueden revisar en todo momento el estado de los proyectos, sus objetivos, los problemas a afrontar, carta gantt y tareas asignadas a cada uno.
Jira es una herramienta que nos ayuda a administrar los proyectos que están documentados en Confluence, en el seguimiento de errores e incidencias y gestión operativa de proyectos. Permite interactuar entre integrantes de células de trabajo y resolver dudas mediante un muro de comentarios. También lleva un orden calendarizado de los proyectos y clasifica cada tarea en estados. De esta forma, todo el equipo está alineado respecto a lo que se está haciendo y lo pendiente.
Para comunicarnos a diario utilizamos Mattermost. Esta herramienta permite a las organizaciones comunicarse en línea mediante canales compartidos, privados y personalizados. Se ha hecho sumamente útil para la rápida comunicación entre equipos, áreas y diferentes países, para revisar temas de interés común y dar solución rápida a las dudas que surgen en el día a día.
Un medio que se ha hecho indispensable a la hora de reunirse en equipo son las videollamadas. El poder comunicarse de manera no verbal, mediante gestos y movimientos hace que la comunicación sea más enriquecedora. En PlanOK hacemos reuniones por Meet de Google y mediante Zoom.
Para PlanOK nuestros clientes son el centro y nos preocupamos de que estén capacitados en el uso de los sistemas para que puedan usar el 100% de las funcionalidades de nuestros desarrollos. Las capacitaciones se hacen en terreno o por videollamadas, se envían tutoriales, y recientemente elaboramos una página en donde se encuentran todas las novedades de las plataformas, con sus respectivos manuales, la cual se las compartimos aquí: Novedades Plataformas PlanOK .
Todas estas herramientas nos han permitido tener una comunicación eficiente y efectiva entre los distintos equipos, áreas, clientes y colaboradores en los tres países en que estamos presentes.
Por: Andrés Brito, Development Team Manager PlanOK y María Soledad Errázuriz, Delivery Manager PlanOK.