María Soledad Errázuriz estudió Administración de Servicios en la Universidad de los Andes e ingresó a PlanOK en agosto de 2003. Son 18 años de experiencia y aprendizajes, de poner todos sus talentos, conocimientos y calidad humana al servicio de un proyecto que hoy crece de forma sólida en Chile y en América Latina y que ha encontrado en la tecnología un catalizador para transformar no sólo el core de su negocio, sino que también a la industria en general.

En retrospectiva, Errázuriz, quien hoy se desempeña como Delivery Manager, recuerda el objetivo inicial de PlanOK y cómo se ha ido transformando a lo largo de los años: “En sus inicios, era poder entregar una plataforma en la que se pudieran compartir documentos a través de internet y que permitía colaborar con distintos usuarios al mismo tiempo. A medida que fuimos conociendo más el negocio de nuestros clientes, fueron naciendo nuevas necesidades, que vimos que también podíamos desarrollar”, explica.

Lo anterior fue una respuesta a la experiencia que el grupo fundador de PlanOK había experimentado antes de fundar la empresa, con trámites que tomaban mucho tiempo y que implicaban altos costos, además de riesgos en la pérdida de documentos y planos o posibles errores ante la existencia de varias versiones de un mismo proyecto. “Se perdía mucho tiempo en distintos tipo de trámites, era caro, además había que cambiar los planos cada vez que habían modificaciones, los especialistas no sabían cuál era la última versión, había que sacar un montón de fotocopias, entre otros problemas”, detalla. “Se dieron cuenta de que estos archivos se podían compartir en una plataforma web, revisar en línea y así poder trabajar de manera más colaborativa”.

Las primeras innovaciones desarrolladas por PlanOK se basaron en un sistema de Documentación Técnica de Proyectos (DTP), que permitió compartir planos, especificaciones técnicas o todo lo que sobre lo cual se pudiera colaborar de forma fácil y rápida. “Esto era muy importante, porque participan muchas especialidades de un proyecto inmobiliario y vino a resolver ese problema”, enfatiza Errázuriz. Posteriormente, fue el turno del sistema de estudio de títulos, de mucha utilidad para el área legal, ya que resolvía muchas trabas para abogados, bancos e inmobiliarias. La ejecutiva cuenta que esto “trajo mucho ahorro en tiempo, dinero y espacio a las inmobiliarias y estudios de abogados”.

Vivir la Transformación Digital desde adentro

Con casi dos décadas como parte de PlanOK, Errázuriz no sólo ha visto el crecimiento y la consolidación de la empresa, sino que también ha vivido en primera persona lo que ha sido una verdadera transformación digital. En 2003, recuerda, una de las mayores innovaciones fue la transición del fax al e-mail y el surgimiento de diversos formatos para el envío de documentación digital, que hoy forman parte ineludible de los negocios. “Fue todo un mundo nuevo para mí”, recuerda.

Este importante cambio la convirtió, de la misma forma, en una verdadera evangelizadora de los beneficios de la digitalización: “En ese tiempo nuestra misión era convencer y transmitir confianza a los clientes, explicar que el compartir documentos en la nube no tenía riesgos, que estos no se perderían ni tampoco serían copiados”, explica. En su palabras, “eso era el temor más grande que tenían. Pero también siempre hubo clientes más tecnológicos que nos acompañaban en este proceso de innovación y junto con ellos fuimos desarrollando cosas buenas para la industria”.

Este cambio en las reglas del juego, y el paso de un mundo analógico a uno cada vez más digital, fue clave. En el momento en que los bancos comenzaron a realizar transacciones a través de la Web o se habilitaron procesos como pagos de sueldos, cuentas y proveedores, se comenzó a enraizar un cambio cultural que se mantiene hasta hoy. “Gracias a esto, las empresas empezaron a aumentar el uso de internet y confiar más en la tecnología, lo que nos ayudó bastante”, afirma.

Sin embargo, quizás uno de los mayores desafíos fue “proyectar una imagen de cercanía, de ser innovadores, modernos y generar confianza con los clientes”, confiesa Errázuriz. En contextos en que la resistencia al cambio se hacía sentir, “queríamos ser considerados socios estratégicos de nuestros clientes”, según explica, por lo ella asumió un rol clave en esta tarea. “Yo llegué a PlanOK para poder enseñarle a los clientes el uso de DTP, para que le sacaran el mayor valor posible”, revela, y se transformó en la primera ejecutiva de postventa en PlanOK, una responsabilidad clave dentro del negocio y que permitió a la empresa convertirse en asesores de sus clientes, a través de una relación cercana, transparente y que compartía las buenas prácticas del mercado con ellos.

Clientes, colaboradores y desafíos a futuro

“El usuario ha cambiado mucho desde que yo entré a PlanOK”, sentencia Errázuriz. Las solicitudes iniciales, centradas en la automatización de procesos, luego dieron paso a otros aspectos de igual importancia, como la generación de reportes automáticos, dashboards y benchmarking, entre otros. “La gente en este rubro lo que quiere es información y en tiempo real, para tomar buenas decisiones. Ahora el cliente quiere cada vez soluciones más rápidas y a la medida. Es un cliente más exigente e informado”, explica la ejecutiva. Por esta razón, el trabajo que ha desarrollado la empresa en el desarrollo de soluciones acorde con esas demandas ha provocado un círculo virtuoso, en donde la confianza de los clientes aumenta, lo que se traduce en nuevos proyectos para PlanOK. 

Esta relación, que siempre fue pensada desde la cercanía con los clientes, se tradujo en organización de charlas, almuerzos, capacitaciones constantes sobre el uso de los sistemas, entre muchas otras acciones. Esta forma de trabajar se fue complementando, en años recientes, con un gran énfasis en los colaboradores, “en el bienestar de cada uno de nosotros, en que mantengamos siempre la alegría, energía y positivismo”, comenta Errázuriz. A su juicio, esto se siente y se vive de forma particular, en especial en estos últimos meses en los cuales la pandemia obligó a impulsar el teletrabajo de forma intensiva.

De acuerdo con las opiniones de empresas especialistas en tecnología, esta modalidad podrá verse incrementada en el futuro y complementada con el trabajo híbrido. Éste es uno de los nuevos desafíos que enfrenta PlanOK, y que se suman a aquellos centrados en la expansión del negocio o la incorporación de nuevas tecnologías. Y frente a este panorama, no cabe duda de que la calidad humana y profesional de mujeres como María Soledad Errázuriz serán de gran valor para alcanzarlos.